Assistente administrativo

Umas das funções mais procuradas no mercado de trabalho é o assistente administrativo. Mas você sabe o que faz um assistente administrativo? Nesse artigo vamos falar um pouco mais sobre essa função e o que você precisa ter para se destacar no mercado de trabalho.

 

As responsabilidades do Assistente Administrativo incluem:

  • Lidar com solicitações e consultas administrativas de gerentes seniores
  • Organização e agendamento de compromissos com software de administração
  • Planejar reuniões e fazer atas detalhadas
descrição do cargo assistente administrativo
Assistente administrativo

Resumo do trabalho

Um Assistente Administrativo responsável para desempenhar uma variedade de tarefas administrativas e de escritório. As funções do Assistente Administrativo incluem fornecer suporte aos nossos gerentes e funcionários, auxiliando nas necessidades diárias do escritório e gerenciando as atividades administrativas gerais de nossa empresa.

O que faz um Auxiliar Administrativo?

As responsabilidades do Assistente Administrativo incluem organizar viagens e reuniões, preparar relatórios e manter sistemas de arquivamento apropriados. O candidato ideal deve ter excelentes habilidades de comunicação oral e escrita e ser capaz de organizar seu trabalho usando ferramentas como MS Excel e equipamentos de escritório. Se você também tem experiência anterior como secretária ou assistente administrativo executivo e familiaridade com nosso setor, gostaríamos de conhecê-lo.

Em última análise, um Assistente Administrativo bem-sucedido deve garantir a operação diária eficiente e tranquila de nosso escritório.

responsabilidades

  • Atender e direcionar chamadas telefônicas
  • Organizar e agendar compromissos
  • Planeje reuniões e faça atas detalhadas
  • Escrever e distribuir e-mails, memorandos de correspondência, cartas, faxes e formulários
  • Auxiliar na preparação de relatórios agendados regularmente
  • Desenvolver e manter um sistema de arquivamento
  • Atualizar e manter as políticas e procedimentos do escritório
  • Encomendar material de escritório e pesquisar novos negócios e fornecedores
  • Manter listas de contatos
  • Agendar viagens
  • Envie e reconcilie relatórios de despesas
  • Fornecer suporte geral aos visitantes
  • Atuar como ponto de contato para clientes internos e externos
  • Estabelecer contato com assistentes administrativos executivos e seniores para lidar com solicitações e consultas de gerentes seniores

Requisitos e habilidades

  • Experiência comprovada como Assistente Administrativo, Assistente Virtual ou Assistente Administrativo Office
  • Conhecimento de sistemas e procedimentos de gerenciamento de escritório
  • Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras e aparelhos de fax
  • Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint, em particular)
  • Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e capacidade de priorizar o trabalho
  • Atenção aos detalhes e habilidades para resolver problemas
  • Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
  • Fortes habilidades organizacionais com a capacidade de realizar várias tarefas
  • Ensino médio completo; qualificação adicional como assistente administrativo ou secretário será uma vantagem

Perguntas frequentes

O que faz um Auxiliar Administrativo?

Os assistentes administrativos são responsáveis por muitas tarefas administrativas para garantir que a equipe possa se comunicar e trabalhar com eficiência. Seu trabalho envolve atender telefonemas, cumprimentar visitantes, distribuir correspondência e preparar comunicações.

Quais são as funções e responsabilidades de um Assistente Administrativo?

Os assistentes administrativos auxiliam nas operações diárias de um escritório, realizando tarefas como arquivar documentos, atender telefonemas, preparar documentos para reuniões e gerenciar o calendário de seus supervisores.

O que faz um bom Assistente Administrativo

Os assistentes administrativos de sucesso são comunicadores eficazes que falam claramente e são gentis e receptivos ao atender chamadas recebidas. Eles usam a gramática adequada e deixam as pessoas à vontade quando estão ao telefone ou conversando pessoalmente com outros membros da equipe ou clientes.

Com quem trabalha o Assistente Administrativo?

Os assistentes administrativos geralmente se reportam a um diretor administrativo, a menos que sejam designados diretamente a um CEO ou outro executivo. A maioria dos Assistentes Administrativos oferece suporte a todo o escritório em empresas menores e trabalha com vários gerentes de departamento e funcionários.

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